ARCHIVOS DE EMPRESA: Gestión Estratégica y Tratamiento Documental

De 2 al 24 de marzo de 2017. Un curso de e-learning que integra:

  • Los CONOCIMIENTOS PROFESIONALES de una reputada especialista en gestión de Archivos de empresa: ROSARIO LÓPAZ PÉREZ.
  • El AVAL y la GARANTÍA de SEDIC, que como institución líder en la formación continua de profesionales de la información, certifica a los alumnos el nivel de aprendizaje adquirido
PresentaciónObjetivosDestinatariosDuración y HorarioMetodologíaEvaluaciónTitulaciónEquipo PedagógicoProgramaDatos PrácticosEquipamiento Necesario

PRESENTACIÓN

Los archivos de empresa son necesarios y tienen su razón de ser dentro de la estructura de cada organización. Dado el impacto de las actividades de las empresas en el terreno económico, social y técnico, para el cumplimiento de sus fines y el control de su actividad, es necesario documentar los procesos de toma de decisiones que se llevan a cabo.

Actualmente, un mayor número de entidades son conscientes de la importancia de tener organizado su archivo para cumplir con los requisitos administrativos y legales y para la creación de una imagen corporativa eficiente, tanto de cara a la propia organización como ante la sociedad en su conjunto.

El curso se enfoca considerando la información que proporcionan los documentos de archivo de indudable valor estratégico asegurando la ventaja competitiva de cada empresa. Es un requisito indispensable disponer de un sistema de archivo corporativo por los beneficios potenciales que dicho sistema aporta: mejor control de las operaciones que se realizan que, a su vez, determina una mejora de la productividad en general.

El concepto de gestión estratégica nos va a permitir planificar y controlar el sistema de archivo, estableciendo las líneas de actuación oportunas mediante procesos participativos y abiertos de gestión. Bajo este concepto, el archivero como actor fundamental lidera el proyecto controlando las acciones y objetivos estratégicos a llevar a cabo desde el inicio y hasta el final del ciclo documental. De esta forma, se implica a los miembros de la organización responsables de los archivos, al objeto de fomentar su participación y lograr la creación de un sistema de archivos corporativo con una visión de éxito para la organización.

OBJETIVOS

  • Ofrecer unos conocimientos teóricos sobre archivos de empresa y su tratamiento documental.
  • Introducir a los alumnos en el concepto de gestión estratégica de la información en los archivos de empresa
  • Establecer una planificación estratégica del Archivo, liderada por el responsable del mismo definiendo estrategias anticipativas y adaptativas que prevean el éxito del proyecto.

DESTINATARIOS

El curso va dirigido fundamentalmente a responsables de archivos y personal encargado de gestionar la documentación del archivo de empresa. También, está indicado para todos aquellos profesionales de las Ciencias de la Documentación y estudiantes que deseen obtener conocimientos sobre la planificación estratégica de este tipo de archivos.

DURACIÓN Y HORARIO

El curso tiene una duración de tres semanas. Las semanas del curso se entienden como semanas lectivas (de lunes a viernes).

El período lectivo del curso dará comienzo el 2 de marzo y se extenderá hasta el 24 de marzo de 2017. Si deseas consultar el gráfico en el que se detalla el programa, puede hacerlo pulsando en el panel superior.

El horario para seguir el curso será flexible y adaptado a las características individuales de cada alumno. Será necesario que todos los alumnos se conecten a diario (entren en la plataforma virtual), consultando las actividades planteadas por el profesor y trabajen de acuerdo al calendario incluido en el programa. Cada usuario se podrá conectar a cualquier hora del día.

METODOLOGÍA

  • Deberán responder los cuestionarios de cada módulo, al objeto de comprobar la asimilación de contenidos.
    Además, al finalizar el tercer módulo los alumnos deberán desarrollar una parte práctica que consiste en:
  • Los planteamientos teóricos del curso se complementan con el ejercicio de actividades prácticas sobre la planificación estratégica del archivo. Los alumnos tendrán que realizar al finalizar cada módulo los ejercicios propuestos teniendo en cuenta los niveles de organización del archivo de su empresa.
  • Pasos para la elaboración de un plan estratégico de Archivo de empresa: Análisis DAFO.

– Misión del Archivo.
– Marco jurídico: Reglamento del Archivo, normas de conservación y expurgo. Calendario de transferencias.
– Marco normativo: normas de descripción de archivos.
– Marco organizativo: el archivo en el organigrama de la organización.
– Marco tecnológico: Automatización. Análisis de las TIC (aplicaciones informáticas).
– Visión estratégica. Líneas y análisis DAFO: amenazas y oportunidades, debilidades, fortalezas y objetivos estratégicos.

  • El acceso a los contenidos del curso a través de la plataforma de e-learning, permite al alumno flexibilidad de aprendizaje. No obstante, se marcarán los ítems fundamentales de consulta, entrega y participación en las distintas actividades que forman parte del curso.
  • El curso se compone de 4 Módulos de contenidos, a los cuales se irá dando acceso escalonado, siendo obligatorio completar las actividades de cada uno antes de pasar al siguiente.
  • Se pretende una interacción tutores-alumnos máxima, por lo que los foros y otros medios serán básicos en la realización de este curso.

Las sesiones están diseñadas para que el tiempo de dedicación diario estimado sea de 2 horas a 2 horas 30 minutos, contando con todas las actividades posibles a realizar: estudio, ejercicios, correo, etc.

EVALUACIÓN

Se evaluará el grado de seguimiento y participación de los alumnos durante el desarrollo del Curso on-line, según los criterios establecidos a tal efecto por la profesora/directora.

TITULACIÓN

  • Certificado de Gran Aprovechamiento del Curso on-line
    ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL
  • Certificado de Aprovechamiento del Curso on-line
    ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL
  • Certificado de Seguimiento del Curso on-line
    ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL

Para obtener uno de estos tres certificados será indispensable que el alumno cumplimente las actividades obligatorias que se irán indicando.

EQUIPO PEDAGÓGICO

El equipo pedagógico lo forman una profesora (directora del curso), un coordinador y un supervisor.

Analizamos a continuación las funciones de cada una de estas personas en el curso.

DIRECTORA DEL CURSO:

  • ROSARIO LÓPAZ PÉREZ
    Licenciada en Ciencias Políticas y Sociología por la UNED y en Geografía e Historia por la Universidad de Salamanca. Magíster Artis en Administración Pública por el Instituto Universitario Ortega y Gasset. Documentalista Especializada por la Universidad Complutense de Madrid.

Especialidad:

  • Gestión de archivos de empresa
  • Gestión estratégica de información en entidades públicas empresariales
  • Gestión documental corporativa
  • Diseño de sistemas de gestión de documentos de archivo
  • Creación de productos de información jurídica para los órganos de decisión de sociedades industriales

Historial Profesional:

  • Técnico Documentalista en el Banco de España.
  • Documentalista-Politóloga en el Colegio Nacional de Doctores y Licenciados en Ciencias Políticas y Sociología de Madrid. (2006-2008)
  • Archivera en la Secretaría del Consejo de la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI), 1988-2002. Documentalista, 1986-1988

Las funciones del director-profesor son:

  • Crear los contenidos y actividades del curso
  • Coordinar la elaboración de los materiales necesarios
  • Impartir y tutorizar el curso
  • Atender a las consultas de los alumnos
  • Evaluar la calidad del aprendizaje de los alumnos

El coordinador es la persona de referencia para los participantes a lo largo de todo el curso para todas las cuestiones no académicas. Los participantes podrán dirigirse a él en cualquier momento que lo precisen, bien por e-mail, bien por teléfono. En caso de que éste no esté activo, podrán dejar sus mensajes en el buzón de voz.

Las funciones del Coordinador directamente relacionadas con los participantes son:

  • Asegurarse que todos los participantes han recibido toda la documentación del curso
  • Hacer un seguimiento diario de la participación de los alumnos, comprobando si se conectan y si envían mensajes con regularidad
  • Entrar en contacto con los participantes que no sigan regularmente el curso para averiguar a qué es debido e intentar solucionarlo

Las funciones del Supervisor son:

  • Asegurarse que el curso reúne los requisitos de calidad establecidos por SEDIC, realizando un seguimiento de:
    – Materiales docentes.
    – Virtualización de los materiales docentes y las actividades del curso.
    – Seguimiento de la marcha del curso.
  • Realizar el análisis final del desarrollo del curso.

PROGRAMA

 Semana  Módulos   Contenido  Duración
 Semana 0  Mód. 0:
Utilización de la plataforma
  •  Configuraciones de los programas
  • Solución de cualquier problema técnico
  • Aprendizaje de los recursos que ofrece la plataforma: foros, chat, material del curso, etc.
 2 y 3 de marzo.
Estos días no forman parte del curso y son voluntarios
 1ª Semana  Mód. 1:
Introducción al Archivo de empresa
  •  Definición y tipología
  • Características y funciones
  • Valor estratégico de la información en las organizaciones
  • Ejercicios de asimilación de contenidos
 Del 6 al 10 de marzo
Mód. 2:
Gestión estratégica: mejora y racionalización de procesos
  •  El documento de archivo
  • Ciclo de vida documental: edades y fases del archivo
  • Sistema de información global corporativo.
  • Archiveros: actores estratégicos del proyecto.
  • Ejercicios de asimilación 
 2ª Semana   Mód. 3:
Tratamiento documental corporativo: Líneas de actuación estratégica (I)
  •  Análisis de la organización en su contexto de actuación: marco legal y normativo interno y externo (organigrama funcional)
  • Análisis de las funciones y actividades: elaboración del cuadro de clasificación corporativo
  • Identificación de las series documentales del archivo
  • Normalización de criterios: instrumentos de descripción.
  • Parte práctica: Elaboración de un plan estratégico y análisis DAFO de las líneas de actuación
 Del 13 al 17 de marzo
 3ª Semana  Mód. 4:
Tratamiento documental corporativo: Líneas de actuación estratégica (II)
  • Valoración documental, selección y eliminación: diseño calendario de conservación
  • Herramientas normativas: reglamento y manuales de procedimiento
  • Herramientas operativas: formación de usuarios del archivo
  • Otras líneas destacadas.
  • Parte práctica: Continuación de la elaboración del plan de actuación y análisis DAFO. Diseño de otras líneas dependiendo de las características del archivo elegido por cada alumno 
  Del 20 al 24 de marzo

DATOS PRÁCTICOS

Fechas: del 2 al 24 de marzo de 2017
Horas lectivas: 45 h.
Nº de plazas: 30
Matrícula:
Socios: 190 €
Socios desempleados y socios menores de 30: 120 €
No Socios: 290 €

En el caso de baja por enfermedad durante el curso que impida su realización, se comunicará al coordinador pedagógico en el momento de obtención de la baja y se remitirá el parte de baja.

Más información

SEDIC
Rodríguez San Pedro 2, oficina 606
28015 Madrid
Teléfono 91 593 40 59
secretaria@sedic.es
www.sedic.es

Acceso al aula virtual

EQUIPAMIENTO NECESARIO

Para el presente curso es necesario que se disponga del siguiente equipamiento:

  • PC con procesador pentium III o superior con al menos 512 Mb de memoria RAM

Además se emplearán los siguientes programas, previamente instalados en los ordenadores:

  • Sistema operativo Windows XP o superior.
  • Navegador Microsoft Internet Explorer 8.x o superior.
  • Office 97 (recomendado office 2000 o superior)
  • Adobe Acrobat Reader 5.0 o superior (recomendado última versión gratuita disponible). Para descargar este software, de carácter gratuito, haz click aquí

Para solucionar cualquier problema técnico que pueda surgir, el alumno se deberá poner en contacto con el Coordinador del curso por el medio que le resulte más conveniente (ver apartado “Equipo pedagógico”)

Inscripción

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