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Gestión archivística de documentos electrónicos
7 y 8 de noviembre de 2007
Objetivos
La progresiva incorporación de entornos electrónicos en el marco de la producción documental en las organizaciones hace necesaria una revisión de la función que realizan los archivos, que, como unidades vertebrales de las mismas, deben involucrarse en la consecución de los objetivos finales de dichas organizaciones. La Administración electrónica tiene en los archivos un componente esencial, no sólo como fundamento para la producción documental, sino también para la consecución de una gestión eficiente, poniendo a disposición de los usuarios, ciudadanos o clientes la excelencia en los servicios.
Es en este contexto en el que se estructura el presente curso donde se definirá, en primer lugar, un modelo de Administración electrónica con especial atención al papel que en ella realiza el archivo, incidiendo en los nuevos planteamientos del modelo de gestión archivística y los retos que los archiveros deben afrontar en este entorno.
Será analizado el documento electrónico como objeto de negocio sobre el que los archiveros ejercemos nuestra actividad profesional desde diversos prismas: producción, conservación, derecho de acceso, concepto jurídico o capacidad probatoria entre otros.
Así mismo, se presentarán las líneas básicas para la implantación de un sistema de gestión de calidad, encaminado, fundamentalmente, a conseguir un servicio de excelencia tanto a nivel interno, sobre el que se sustente la toma de decisiones, como a nivel externo, contribuyendo a garantizar de forma efectiva los derechos fundamentales de los ciudadanos.
Se revisarán las normas existentes para la creación y administración de documentos por medio de herramientas de gestión electrónica, cuyo objetivo es garantizar el mantenimiento de los valores intrínsecos de los documentos: la autenticidad, originalidad e integridad.
Finalmente, se analizará un modelo de gestión archivística de documentos electrónicos enmarcado en el sistema de gestión de una organización, basado en las normas internacionales que regulan la definición, diseño, construcción y puesta en marcha de dichos sistemas.
Dirigido a:
Esta acción formativa se dirige fundamentalmente a los responsables de las unidades de información, tanto de entidades públicas como privadas, a profesionales vinculados a la gestión documental, y a estudiantes universitarios que deseen ahondar en la gestión archivística en entornos electrónicos.
PROGRAMA
Miércoles, 7 de noviembre
· Tema
1. Administración electrónica: fijación de conceptos
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¿Qué es la Administración electrónica?
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Modelos de Administración electrónica.
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Nuevos servicios documentales.
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Gestión de documentos y Administración
electrónica.
Ponente: Carlos Carrero Gutiérrez (Servicio de Archivos Administrativos y Documentación del Gobierno del Principado de Asturias)
Horario: 9:30 a 12:00 h. |
Pausa café: 12:00 a 12:30 h.
· Tema
2. Valor legal de los documentos electrónicos
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El impacto tecnológico.
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Concepto jurídico. |
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Forma y prueba.
Ponente: Luis Hernández Olivera (Profesor (TEU) de Archivística. Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Salamanca)
Horario: 12:30 a 14:30 h. |
Pausa comida: 14:30 a 16:00 h.
· Tema
3. El documento electrónico: estándares para su creación
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Producción de información electrónica
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Estrategias de integración de sistemas |
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Conservación y acceso
Ponente: Margarita Vázquez de Parga (Consultora de gestión documental y archivos y Ex-Directora General de Archivos Estatales)
Horario: 16:00 a 20:00 h. |
Pausa café: 18:00 a 18:15 h.
Jueves, 8 de noviembre
· Tema
4. La normalización como principio básico de los SGDEA
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La normalización como base para el desarrollo de políticas internas.
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Los entes normalizadores a nivel internacional y nacional: ISO y AENOR.
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Normas sobre gestión de documentos y metadatos: UNE-ISO 15489 -1, ISO 23081-1.
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Especificaciones de requerimientos funcionales: MoReq
Ponente: Celia Chaín Navarro (Profesora de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad de Murcia)
Horario: 09:30 a 12:00 h. |
Pausa café: 12:00 a 12:30 h.
· Tema
5. Gestión de Calidad y servicios de valor añadido en los entornos
electrónicos de archivo
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La familia de normas ISO 9000:2000. |
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Conceptos básicos. |
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Planificación y control.
Ponente: Celia Chaín Navarro (Profesora de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad de Murcia)
Horario: 12:30 a 14:30 h. |
Pausa comida: 14:30 a 16:00 h.
· Tema 6. El Records Continuum y archivos en entornos electrónicos
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Creación y captura de documentos.
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"Almacenamiento" y conservación.
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Acceso los documentos.
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La gestión documental y la integración de sistemas.
Ponente: Carlos Carrero Gutiérrez (Servicio de Archivos Administrativos y Documentación del Gobierno del Principado de Asturias)
Horario: 16:00 a 20:00 h. |
Pausa café: 18:00 a 18:15 h.
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