|
Dirección de Documentación del Senado
|
La Dirección de Documentación del Senado tiene como cometido
facilitar los trabajos que desempeña esta Cámara
parlamentaria proporcionándole un buen servicio
de asesoramiento bibliográfico y documental.
Está configurada por cuatro departamentos:
el Departamento de Archivo, el Departamento de
Biblioteca, el Departamento de Documentación
y el Departamento de Documentación Autonómica.
La jefatura de dichas unidades está reservada
a miembros del Cuerpo de Archiveros-Bibliotecarios
de las Cortes Generales, cuya labor no se circunscribe
al desempeño de la tarea citada de asesoramiento
interno, sino que se halla ampliado por la puesta
a disposición de los ciudadanos de buena parte
de las herramientas e informaciones que manejan en
su trabajo diario.
Fondos documentales
Los fondos documentales de la Dirección se componen de
legislación, jurisprudencia, precedentes parlamentarios,
monografías, revistas, estadísticas y documentación
administrativa interna; tales fondos son españoles (en
los niveles nacional y autonómico), extranjeros y de
organismos internacionales. Los temas de interés preferente
al realizar la selección para ingresos bibliográficos
son de naturaleza jurídica y política: predominan los
relativos al Derecho parlamentario y electoral, constitucional,
autonómico y de la Unión Europea; se realiza, no obstante,
un seguimiento sobre las restantes ramas del derecho
y sobre los asuntos de actualidad nacional e internacional,
acogiéndose también como parte de los catálogos, más
selectivamente, otras áreas del conocimiento.
Junto a los fondos que reúne, las herramientas con que
cuenta la Dirección para el desempeño de su cometido
se completan con la conexión en línea a bases de
datos de constituciones, informes de alta solvencia
sobre países, tratados de Naciones Unidas, bases de
datos de prensa local, nacional e internacional, así
como acceso a bases de datos jurídicas españolas y de
Alemania, Estados Unidos, Francia, Italia, Portugal
y Reino Unido.
Estructura
de la Dirección de Documentación
Los cuatro Departamentos tienen la labor de reunir,
describir y custodiar grandes colecciones: más de
305.000 volúmenes de monografías, 1.653 títulos de publicaciones
periódicas, las publicaciones oficiales de Gobiernos
y Asambleas parlamentarias autonómicos, además de importantes
fondos de archivo y documentos en soportes diversos
correspondientes al fondo histórico de la Biblioteca.
A las labores mencionadas han de añadirse dos más, que se ponen en marcha en algunos casos:
|
a)
|
el tratamiento de algunos de sus materiales
documentales -lo que consiste en la restauración
de fondos antiguos, la encuadernación de volúmenes
de publicaciones periódicas, y la digitalización
de cuantiosas series documentales y bibliográficas-.
|
|
b)
|
la sistematización de recursos web: tanto
si son documentos adquiridos en formato digital
o bien sean gratuitos, se trabaja por que aparezcan
depuradamente en una plataforma de servicio al
usuario. Esta sistematización se realiza con los
documentos estadísticos, con los estudios comparados,
con los documentos de actualidad internacional
y con la creación y mantenimiento de portales
de recursos especializados. |
La descripción catalográfica de los fondos de la Dirección de Documentación está completa; el acceso a los catálogos es público, a través de las bases de datos desarrolladas por los Departamentos y accesibles desde la página web del Senado.
Basándose en dichos fondos, así como en recursos externos, los Departamentos documentales de la Cámara mantienen líneas de información permanentemente actualizadas, por estar relacionadas con las funciones que desempeña el Senado. Dichas líneas específicas de información son:
Solicitudes documentales
Las solicitudes que la Dirección de Documentación ha de
solventar proceden de Senadores, letrados de las Cortes
Generales, asesores de los Grupos parlamentarios, personal
al servicio de la Cámara y personal de los medios de
comunicación acreditados en el Senado; dichos usuarios
reciben periódicamente boletines conteniendo información,
organizada por materias, acerca de las nuevos
ingresos producidos en los fondos de los
Departamentos.
Asimismo, las instituciones, ciertos colectivos,
universidades y ciudadanos ven atendidos sus requerimientos
de información y documentación en las diversas ocasiones
que se exponen seguidamente:
· El carácter histórico de parte de los fondos del
Departamento de Biblioteca y del Departamento de Archivo
implica que ambas unidades colaboren en exposiciones
externas prestando obras y elaborando informes relativos
a las mismas. En la sala de lectura de la biblioteca
se exhiben exposiciones elaboradas ad hoc para la
|
|
|
|
recepción de visitas oficiales
de Jefes de Estado y Jefes de Gobierno, y se organizan
frecuentes exposiciones temporales de obras del
fondo histórico de la Biblioteca en las dependencias
del Palacio del Senado.
· A los investigadores que acreditan un interés específico en el estudio de los
fondos documentales coleccionados por la Dirección
de Documentación se les facilita el acceso
a los mismos (el fondo histórico de la Biblioteca
del Senado dispondrá en breve de versión digital
de sus monografías y manuscritos; a partir de
ese momento, cualquier ciudadano dispondrá de la consulta íntegra de estos valiosos ejemplares a través de Internet).
|
· La consulta a través de Internet al fondo
histórico del Archivo del Senado se ha hecho
posible dado que se ha digitalizado este conjunto documental
archivístico con el doble objetivo de ser puesto a disposición
de los ciudadanos a través de la red y, a la vez, evitar
el deterioro de los originales. El Departamento de Archivo
ha emprendido la digitalización del material fotográfico
y también de la versión audio y video de las sesiones
plenarias anteriores a 2003. Asimismo ha acometido la
descripción indexada del contenido del Diario
de Sesiones del Senado entre 1834 y 1923;
todo ello se halla disponible en el sitio web del Senado.
Fuente: http://www.senado.es/historia/index.html
· Se está realizando la conversión de parte del material
impreso a soporte digital con el objetivo de que sea
cómodamente accesible: esta conversión afecta a los
sumarios
de las revistas de doctrina
recibidas en el Departamento de Documentación
desde 2004 en adelante, y a los dossiers de documentación
que se realizan en la Dirección para apoyar los trabajos
parlamentarios en curso.
· Los especialistas en biblioteconomía de otros centros
pueden consultar en la red libremente el OPAC de la
Biblioteca del Senado, utilizando el acceso general
a la base de datos del catálogo
de la Biblioteca y seleccionando la visualización
MARC en los registros que les interesen; a tal efecto
cuentan incluso con la facilidad "nuevas
adquisiciones".
· Estudiantes de archivística y documentación realizan
visitas a la Dirección de Documentación del Senado cada
año, canalizadas a través de sus universidades, durante
las cuales reciben explicaciones y complementan su formación.
En esta misma línea formativa se inscribe la convocatoria
anual de becas
para postgraduados de formación archivística, documental
y bibliotecaria relacionada con la actividad oficial
del Senado.
Desarrollos
La Dirección tiene un sistema de trabajo enfocado hacia la mejora continua,mediante la selección de los procesos y el perfeccionamiento de los mismos. En este sentido, dos iniciativas podrían abrirse paso a medio plazo:
|
1.
|
Sistema de administración de documentos.
El Departamento de Archivo configuraría el último
eslabón en la cadena del sistema de administración
de documentos, en el caso de que tal sistema se
pusiera en marcha en la administración parlamentaria,
como se viene haciendo en administraciones públicas
de varios niveles (instituciones
de la UE, Administración central del
Estado, organismos
autonómicos). Cada una de las unidades
de gestión administrativa de la Cámara desarrollaría
su parte de tarea en un sistema coordinado (clasificación
adoptada para la identificación y categorización
de los documentos), para que pudieran reutilizarse
los datos de cada una de las bases de datos puntuales
diseñadas en las distintas unidades del Senado
y lograrse así un tratamiento informático para
cada documento que utilizase el "dato único",
que el Departamento de Archivo complementaría
en la fase final con las descripciones adecuadas
a las diferentes tipologías documentales, es decir,
siguiendo el procedimiento administrativo completo.
El tratamiento informático finalizaría dotándose
con el respectivo acceso a las publicaciones oficiales
desde los expedientes categorizados.
La colección
completa de documentos archivísticos correspondientes
a la VII Legislatura se ha digitalizado para facilitar
la puesta a prueba del sistema de gestión descrito.
|
|
2.
|
Intranet - en fase de desarrollo en el Senado.
Implementando en la Intranet las utilidades informáticas
referidas y otras en proceso de diseño
de un modo comprehensivo, se logrará que
la Intranet del Senado sea la plataforma que dé
una perspectiva práctica al usuario interno
acerca del papel de los centros de documentación
en relación con las nuevas estrategias
de difusión de la información. El
objetivo es que la Intranet se considere el sitio
de referencia para la información, dirigiendo
la navegación de los usuarios de una manera
natural hacia los contenidos de los recursos documentales
que la Dirección de Documentación
colecciona.
|
Se han mencionado aquí algunos trabajos documentales
del Senado no correspondientes a la Dirección de Documentación,
a los que hay que añadir la imprescindible base
de datos de iniciativas parlamentarias GELABERT,
cuyo lenguaje controlado procede -como en todas las
bases de datos documentales del Senado- del tesauro
Eurovoc con el desarrollo propio del Senado, así como
la página web situada dentro del sitio Internet del
Senado con información acerca de las actividades
del Senado en relación con la Unión Europea.
Se trata de trabajos elaborados por miembros del Cuerpo
de Archiveros-Bibliotecarios de las Cortes Generales,
que desempeñan sus funciones en otras Direcciones de
la Secretaría General del Senado.
Son, en definitiva, los desarrollos de un gran equipo de profesionales, cuyas referencias se expresan seguidamente para cuantas sugerencias y solicitudes de colaboración pudieran establecerse.
Josefa Fuentes García
Directora de Documentación del Senado
Senado
Plaza de la Marina Española, 8 - 28030 Madrid
URL: http://www.senado.es
E-mail: dirdoc@senado.es
Departamento de Archivo: dep.archivo@senado.es
Departamento de Biblioteca: dep.biblioteca@senado.es
Departamento de Documentación: dep-documentacion@senado.es
Departamento de Documentación Autonómica:
documentacion.autonomica@senado.es
Pie de ilustración:
Antonio de Nebrija, Gramática, 1550.
Fotografía Oronoz
|
