Entrevista
Stephen Short
Program Planning Specialist
de la Library of Congress
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Entrevista realizada por:
Paz Fernández y Fernández Cuesta
Directora del Servicio de Bibliotecas de la Fundación Juan March
Con motivo de las X Jornadas de Gestión de la Información
organizadas por SEDIC, Stephen
Short pronunció la conferencia de apertura el pasado
20 de noviembre de 2008, y amablemente nos concedió
esta entrevista.
Stephen Short es coordinador de la elaboración
y el seguimiento de los planes estratégicos, y en concreto
en lo que respecta a los servicios bibliotecarios (Library
services), de la Library of Congress. Su formación
y trayectoria profesional merece cierta atención: tras
finalizar su estudios universitarios (Bachelor of Arts),
realiza primero estudios de postgrado sobre Educación
internacional y comparada (Master in Science, International
and Comparative Education) primero, a los que añade
un segundo en Biblioteconomía (Master in Library Science).
Tras un periodo en la docencia, comienza en 1996 su
trabajo como coordinador de gestión de la colección
de publicaciones seriadas, gubernamentales y de medios
de comunicación en Austin College. En 1998 se
enfrenta con la transformación de una biblioteca física
a una biblioteca virtual, y acomete en la Southern
Methodist University la reorganización del departamento,
incluyendo la redistribución de funciones, la reorganización
de las colecciones, y los cambios de emplazamiento y
de personal. En 2002 comienza su labor en la Library
of Congress. En la actualidad se ocupa de elaborar
la planificación, el presupuesto y el seguimiento de
los distintos programas, específicamente los relativos
a adquisiciones, catalogación, servicios a los usuarios,
y preservación de las colecciones tanto físicas como
digitales. Para un mejor control, además, ha desarrollado
un programa presupuestario en soporte informático que
permite el análisis conjunto de la evolución anual de
los objetivos planteados en el plan estratégico y el
seguimiento detallado de los gastos conforme al presupuesto
asignado.
El Plan estratégico correspondiente a los Library
Services (2008-2013) es una síntesis de los retos
a los que hoy se enfrentan las bibliotecas: nuevos soportes,
recortes presupuestarios, descenso de lectores presenciales,
aumento de usuarios en actividades formativas, incremento
constante del préstamo interbibliotecario, atención
a colectivos discapacitados y a colectivos de otras
lenguas y emigrantes, necesidad de evaluación de todos
los servicios, planteamiento de nuevas formas de conocer
las necesidades de los usuarios en la era digital, etc.
El Plan estratégico está redactado con una aparente
sencillez, buscando la claridad del mensaje y de las
metas a conseguir, pero a la vez con la solemnidad que
requiere la plasmación de un compromiso como institución
nacional con sus fines de conservación, difusión y acceso
a todo el conocimiento generado en Estados Unidos y
en el mundo, y con sus usuarios, con los miembros del
Congreso y con los ciudadanos. Así es intencionadamente
reincidente el uso de palabras como misión, valores,
servicio, excelencia, colaboración, o libertad, otorgándole
un profundo sentido a sus obligaciones con la expansión,
el acceso y la preservación del conocimiento universal.
Por la experiencia y la responsabilidad de Stephen
Short, para mí ha supuesto un honor la oportunidad
de entrevistarle y así reflexionar sobre cómo se puede
manejar el cambio desde una perspectiva de gasto e inversión
eficiente, pensado desde el presente pero con una visión
a largo plazo, y que busca la prevención de futuros
problemas.
Tras escuchar su conferencia estamos convencidos de que la "revolución de la información" ha cambiado absolutamente nuestros sistemas de trabajo. Una de las principales ideas de su charla fue que si las bibliotecas desean continuar siendo eficientes e instituciones de servicio deberán transformar los procesos de trabajo tradicionales, la gestión, las mentalidades y las competencias.
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1.
Podríamos decir que Vd. nos ha hablado de
una auténtica "revolución de los métodos
de trabajo". Según esto, ¿qué aspectos considera
cruciales para la gestión responsable de
nuestras instituciones en este entorno cambiante?
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Lo
más importante es mantener la identidad
de la biblioteca. La proliferación de recursos
requiere de un mayor control y un uso lo
más inteligente posible. Tenemos que tener
en cuenta en qué estamos gastando el dinero,
cómo estamos manejando los recursos y ser
capaces de ofrecer resultados objetivos
de esta gestión. Todas las instituciones
deberían tener presente que tienen la obligación
de rendir cuentas a sus patronos y financiadores;
tenemos que pensar como hombres de negocio,
no como bibliotecarios, para así conseguir
los mecanismos que demuestren que los bibliotecarios
somos capaces de gestionar presupuestos
y de ofrecer resultados.
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2.
En la actualidad la expansión de
las colecciones y de los recursos implica,
no sólo el soporte físico,
sino que incorpora cada día más
materiales en formato digital. La legislación
de propiedad intelectual condiciona el acceso
y la difusión de este soporte. La
Unión Europea ha aprobado directivas
restrictivas sobre este asunto. ¿Tiene
la Biblioteca del Congreso alguna iniciativa
en estos aspectos?
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Este
es un asunto que está liderando mi
compañero Robert Dizard, Jr.
en orden a conseguir un mayor equilibrio
entre los propietarios de los contenidos
y las necesidades de preservación
del conocimiento y de acceso de los ciudadanos
por las que, también, debe velar
la Biblioteca del Congreso. Para
ello se va a proponer al Congreso que introduzca
un cambio en la legislación de propiedad
intelectual, para que de la misma manera
que se obliga a la entrega de dos copias
de los materiales en soporte físico
como depósito legal de la nación
en la Library of Congress, se obligue
a dejar dos copias (dos licencias) de las
bases de datos digitales, a fin de preservar
el conocimiento. No es una petición
ambiciosa, sino realista y justa, mediante
la cual el Congreso podrá hacer frente
a este asunto y reconducirlo.
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3. Un servicio cada día más centrado en el usuario parece ser uno de los pilares fundamentales por lo que debe apostar la biblioteca del siglo XXI. Según las estadísticas, los usuarios utilizan los motores de búsqueda (especialmente Google) como primera opción para acceder a la información, mientras que de manera uniforme las bibliotecas ven decrecer los usuarios en sus sedes. ¿Cuál es la experiencia de la Library of Congress sobre la forma en la que sus usuarios acceden al conocimiento? ¿Cómo pueden las bibliotecas resolver este problema?
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Efectivamente
el sistema de acceso está cambiando. Sin
embargo según las estadísticas se trata
más de una transformación en la utilización
de la biblioteca como proveedora de información
que la afirmación del abandono por el usuario
de esta institución. Me explico: en la Library
of Congress también han decaído desde
1995 a 2006 los préstamos domiciliarios
(más de un 25%), o las consultas de referencia
(casi un 50%); sin embargo hemos observado
un ascenso casi proporcional del préstamo
interbibliotecario (cerca de un 40%) y del
número de personas que reciben formación
en la Biblioteca (60%). Esta es la nueva
realidad de nuestra época, por lo que necesitamos
hacer más visible la conexión de las bibliotecas
con lo que los usuarios consultan en línea.
Es decir, integrar la biblioteca de manera
más fácil en los recursos habituales de
los usuarios, ya sea Google, Amazon, o cualquier
otro. Tenemos que pensar, buscar y aprender
herramientas que faciliten esta integración.
En la Library of Congress tenemos una experiencia
con Amazon, "Your library". Cuando
el usuario busca un libro en esta librería
en línea, y si tal libro esta en la biblioteca,
se activa un applet (Greasemonkey, for
libraries) que le conducirá al registro
del libro automáticamente. Esta herramienta
trabaja sólo con el navegador Firefox,
pero al igual que ésta, se irán desarrollando
nuevas funcionalidades a las que, como bibliotecarios,
debemos estar atentos para incluir nuestros
catálogos en los motores de búsqueda y productos
en línea utilizados mayoritariamente por
nuestros usuarios.
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4.
La difusión y la visibilidad de las
bibliotecas ha sido siempre un aspecto esencial.
¿Cuál es la estrategia de
la Library of Congress para aumentar su
presencia entre los miembros del Congreso
y entre el resto de sus usuarios?
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Trabajamos
constantemente para que los diputados utilicen
los recursos y los materiales. También
investigamos sobre nuevos servicios que
podemos ofrecer al Congreso para que les
resulte más fácil trabajar
con los recursos personalmente y desde sus
propios despachos.
Al resto de nuestros usuarios les ofrecemos
constante información sobre aspectos
generales de la Biblioteca, sobre los
recursos que tienen a su disposición,
y por nuestra parte les pasamos cuestionarios
para que nos digan qué más
necesitan. Los usuarios valoran muy positivamente
que pongamos cuanta mayor cantidad de
información organizada en nuestra
página web. Por consiguiente encuestas,
estadísticas, y los propios servidores
nos arrojan gran cantidad de datos sobre
qué buscan, qué vuelcan
y qué consultan los usuarios. Sabemos
que los usuarios prefieren una pantalla
de búsqueda amigable, lo más
estandarizada posible, y una información
desde la biblioteca que vincule con otros
recursos de valor.
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5. En su conferencia, nos habló de nuevos sistemas de coordinación y evaluación de la gestión del presupuesto. ¿Podría hablarnos de cuáles han sido los primeros resultados tras su aplicación?
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Uno
de los más importantes ha sido conseguir
una mejor redistribución de los recursos
económicos. No hay aumento presupuestario
pero sí hay cada día más
recursos en múltiples formatos: se
publica en cederrón, no ha dejado
de hacerse en papel, archivos de ordenador,
DVDs,
CDs, a los que hemos de añadir
otros más antiguos como la microficha,
el microfilm, los discos de diferentes pulgadas,…La
pregunta es ¿qué hace a una
biblioteca más fuerte? Creo que no
debemos olvidar una de las funciones primordiales
de las bibliotecas, como es la de preservación.
¿Qué y cómo estamos
conservando el conocimiento? Debemos pensar
en la conservación del conocimiento
para que sea utilizado hoy y en los siglos
futuros. Por ello, y gracias al análisis
detallado de las necesidades y de las partidas
asignadas a cada programa, hemos podido
dedicar varios millones de dólares
a preservación, ya sea restauración,
digitalización, encuadernación,
instalaciones adecuadas, o simples sujetalibros.
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6. El análisis acerca de cómo la tecnología ha transformado los flujos de trabajo de las organizaciones es importante para mejorarlo. Sin embargo, en ocasiones una cultura organizacional fuerte puede complicar la gestión de los cambios y sus reformas. ¿Cómo se ha gestionado esta nueva cultura a favor del cambio? |
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Ha
sido necesario generar confianza. La creación
de grupos de trabajo para analizar y hallar
fórmulas de mejora en distintos aspectos
de la Biblioteca ha sido muy importante.
Se solicitó la participación
voluntaria de todo el personal. Más
de 250 voluntarios han formado estos grupos
que han presentado cerca de 1.100 propuestas.
Estas personas, también, se han sentido
partícipes de los cambios y han ayudado
a difundirlos, han sido fundamentales en
este proceso. Hablar unos con otros resulto
muy útil. A pesar de ello, lo fundamental
ha sido demostrar con resultados que sus
propuestas se han incorporado y que se había
conseguido resultados; de lo contrario,
la experiencia habría quedado sólo
en palabras.
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7.
¿Cuál sería la competencia
fundamental requerida a los nuevos empleados
para llevar a cabo una labor valorada positivamente
por gestores, por la biblioteca y por los
usuarios?
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Flexibilidad, el resto se puede aprender. También una actitud abierta
a la creatividad y a la solución
de problemas. En los test de acceso, se
puede incluir una sección de análisis
con preguntas sobre "cómo resolvería
el candidato una determinada cuestión".
La tecnología debe integrarse plenamente
en todos los procesos y actividades, por
ello necesitamos personas que tengan los
conocimientos adecuados pero, sobre todo,
que estén dispuestos a seguir evolucionando,
es decir aprendiendo, a medio y largo plazo.
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