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nº 53
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2009
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CON
FIRMA
Retos en la gestión de la información y del conocimiento en los Centros especializados en Relaciones Internacionales
Juan Antonio Sánchez Gimenez
Jefe del Servicio de Información y Documentación del Real Instituto Elcano
DEBATE
La cultura de la gestión e intercambio de conocimiento en organizaciones especializadas en Relaciones Internacionales
Eva Sodomova
Head of the Information Life Cycle Division, Consejo de Europa, Estrasburgo
José María Calleja
Director de la Unidad de Seguridad de la Información, European Sorftware Institute (ESI)
Chris Pallaris
Head of OSINT, Internacional Relations and Security (ISN), Zurich
Charles McathieNeville
Chief Standards Officer, Opera Software, Madrid
Kashif Kifayat
Research Fellow, School of Computing & Mathematical Sciences, Liverpool John Moores University, Liverpool
Anabel Cervantes
Jefa del Centro de Documentación de Defensa, Ministerio de Defensa, Madrid
PERSONAJES
Eva Sodomova
Secretaria General de EINIRAS y Responsable de Gestión de la Información en el Consejo de Europa
COLABORACIONES
Pilar Sánchez Vicente
Presidenta de Asociación Profesional de Especialistas en Información (APEI)
CENTROS
EN MARCHA
Servicio de Documentación y Servicio de Conservación
y Restauración del Instituto del Patrimonio Cultural
de España (IPCE)
SEDIC
ABIERTO
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ISSN: 1137-0904
sedic@sedic.es
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La cultura de la gestión e intercambio de conocimiento
en
organizaciones especializadas en Relaciones Internacionales
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Selección y traducción de Ivanosca López Valerio (Coordinadora del portal
Web del Real Instituto Elcano, Madrid)
Los retos dela gestión del conocimiento en los centros
de documentación especializados en relaciones internacionales
y áreas de estudio fue el tema del knowledge café, la
última sesión de la XIX Conferencia
EINIRAS (European Information Network for
International Relations and Area Studies), celebrada
en Madrid los pasados 17 y 18 de septiembre de 2009.
El concepto de la gestión del conocimiento, su desarrollo
y, particularmente, la cultura del intercambio del conocimiento
en las instituciones de la red EINIRAS
son los aspectos destacados de este diálogo-debate [1].
La gestión del conocimiento es un término que incluye un amplio rango de prácticas para identificar, crear, representar, distribuir y permitir la transferencia de las ideas y experiencias existentes en los miembros de una organización, o que están alojados en sus procesos de trabajo o en sus prácticas. El fin es transformar el conocimiento generado en un activo intangible, en capital intelectual, que preste beneficios y se pueda compartir.
El debate planteó diversas cuestiones entre las hemos seleccionado las siguientes:
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1.
¿Cómo definirías la
Gestión del conocimiento en el marco
de tu organización?
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EVA SODOMOVA
Head of the Information Life Cycle Division, Consejo de Europa, Estrasburgo
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"Creo que el concepto de la gestión
del conocimiento limita de alguna manera
la esencia del sector, porque ¿cómo
se puede gestionar el conocimiento? Preferiría
llamarlo de otra manera…quizás
"facilitar el conocimiento" o
"posibilitar el conocimiento".
Pienso que la gestión del conocimiento
no sólo se refiere al uso de las
herramientas de la Tecnología de
la Información o a la formalización
del conocimiento que no está codificado,
sino que también incluye la cultura
de las instituciones como organizaciones
y la identificación de la información
que es relevante su supervivencia en sus
ámbitos de acción".
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JOSÉ MARÍA CALLEJA
Director de la Unidad de Seguridad de la Información, European Software Institute (ESI) / Tecnalia, Zamudio - Vizcaya
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"La gestión del conocimiento no debe limitarse a certificar que una persona tiene el suficiente conocimiento para manejar las herramientas de las Tecnologías de la Información. Pero, por ejemplo, para los gobiernos es necesario certificar que sus ciudadanos conocen y saben utilizar estas herramientas. Pienso que lo más importante es el uso de la tecnología y no la tecnología en sí, y sobre todo el uso de la tecnología para la interacción entre las personas. Así que certificar o saber que los ciudadanos tienen o no las habilidades básicas necesarias para usar dichas herramientas, es una forma de asegurarse que las personas las utilizan correctamente para interactuar y tener una comunicación abierta".
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CHRIS PALLARIS
Head of OSINT, International Relations
and Security (ISN), Zurich |
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"Una de las definiciones es la gestión
basada en el conocimiento de la organización.
Gran parte de las organizaciones pasan por
alto la necesidad de contar con un conjunto
de prácticas adecuadas. Los gestores
deben ser conscientes de las dinámicas
del conocimiento en las organizaciones,
que las personas vienen y van, y que es
casi imposible captar la sabiduría
de la experiencia; siendo necesarios procedimientos
como tutorías, coaching y la orientación
apropiada. Esto es particularmente importante
en cualquier tipo de trabajo porque la información
cambia muy rápidamente. Otro aspecto
omitido es la gestión personal del
conocimiento -el uso de las herramientas
y la tecnología para gestionar los
procesos individuales de aprendizaje- que
está evolucionando hacia la gestión
de las redes personales de aprendizaje a
través de Face Book, LinkedIn, Twitter,
etc., y que también exige una sabiduría
personal para expandir dichas redes orgánicamente".
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CHARLES MCATHIENEVILLE
Chief Standards Officer, Opera Software, Madrid |
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"Si una organización carece de políticas, prácticas y procesos adecuados, una noción correcta sobre cómo usar las herramientas IT, pronto tendrá graves problemas. La gestión del conocimiento implica tener una herramienta y saber cómo usarla, y saber realmente cómo usarla de forma inteligente. Gran parte depende de decisiones técnicas muy básicas sobre los estándares en los formatos de la información y los procesos (…) Se deben tomar decisiones correctas sobre las herramientas adecuadas a nuestras necesidades, pero también hay que escoger unas políticas correctas, pensar en buenas prácticas para los flujos de trabajo y en lo que puede ser sostenible en el tiempo".
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2.
¿Existe una promoción de una
cultura del intercambio del conocimiento
en sus organizaciones?
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CHRIS PALLARIS: "El reto es ¿cómo
puedo compartir mis conocimientos? La gente
se contiene porque cree que lo que sabe
no es importante o que a los demás no les
interesa, pero no está segura de ello porque
no comprueba si es cierto o no, no hay una
decisión consciente de compartir conocimientos
o datos, aunque sea el enlace a una Web.
Es necesaria la iniciativa individual y
el tiempo para compartir algo que sea relevante
e interesante, y explicar al resto de la
organización por qué es importante. No hacerlo
limita el flujo de conocimiento, y podemos
encontrar esta situación en muchas organizaciones
que carecen de una cultura para ello".
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EVA SODOMOVA: "Otro problema que
debemos intentar solucionar es el mantenimiento
de la información para autoconsumo. Cuando
hablamos con los usuarios, todo el mundo
aboga por la transparencia, el acceso libre
de la información. El asunto es que todos
quieren tener acceso a la información de
los demás, pero que no haya acceso a la
suya porque esa 'es especial'. Debemos acometer
un cambio cultural en este sentido, pero
podemos hacerlo sólo si contamos con el
compromiso de los gerentes y creo que es
lo más difícil de lograr en una organización".
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KASHIF KIFAYAT
Research Fellow, School of Computing & Mathematical Sciences, Liverpool John Moores University, Liverpool |
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"Cómo eliminar el miedo a compartir
información es una parte del problema.
Otro aspecto son las preguntas que las personas
se hacen y temen compartir, porque piensan
que son tontas o son irrelevantes. Es fundamental
que las personas formulen y compartan sus
preguntas, porque las posibles respuestas
producirán una gran cantidad de información
en términos del conocimiento. Esto
también es importante en la investigación,
porque los investigadores tienen ideas y
se formulan preguntas; no sólo es
que compartan información e ideas
sino sus propias hipótesis y cómo
gestionar ese conocimiento en las instituciones".
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ANABEL CERVANTES
Jefa del Centro de Documentación de Defensa, Ministerio de Defensa, Madrid |
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"En muchas organizaciones, los profesionales
de los centros de documentación colaboran
activamente con otros especialistas en el
desarrollo de iniciativas que mejoren la
gestión de la información
o favorezcan una cultura del intercambio
del conocimiento en las organizaciones.
Conseguir para los centros de documentación
un papel más activo en la implementación
de estos cambios dentro de las organizaciones
no es tarea fácil; la confianza en
el interés general y el valor de
la información que gestionamos, la
innovación en los servicios y nuestra
iniciativa individual pueden hacerlo posible".
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