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nº 53
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2009
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CON
FIRMA
Retos en la gestión de la información y del conocimiento en los Centros especializados en Relaciones Internacionales
Juan Antonio Sánchez Gimenez
Jefe del Servicio de Información y Documentación del Real Instituto Elcano
DEBATE
La cultura de la gestión e intercambio de conocimiento en organizaciones especializadas en Relaciones Internacionales
Eva Sodomova
Head of the Information Life Cycle Division, Consejo de Europa, Estrasburgo
José María Calleja
Director de la Unidad de Seguridad de la Información, European Sorftware Institute (ESI)
Chris Pallaris
Head of OSINT, Internacional Relations and Security (ISN), Zurich
Charles McathieNeville
Chief Standards Officer, Opera Software, Madrid
Kashif Kifayat
Research Fellow, School of Computing & Mathematical Sciences, Liverpool John Moores University, Liverpool
Anabel Cervantes
Jefa del Centro de Documentación de Defensa, Ministerio de Defensa, Madrid
PERSONAJES
Eva Sodomova
Secretaria General de EINIRAS y Responsable de Gestión de la Información en el Consejo de Europa
COLABORACIONES
Pilar Sánchez Vicente
Presidenta de Asociación Profesional de Especialistas en Información (APEI)
CENTROS
EN MARCHA
Servicio de Documentación y Servicio de Conservación
y Restauración del Instituto del Patrimonio Cultural
de España (IPCE)
SEDIC
ABIERTO
Últimas actividades realizadas
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B&D
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SOCIOS
CRÉDITOS
ISSN: 1137-0904
sedic@sedic.es
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Entrevista
Eva Sodomova
Secretraria General de EINIRAS
(European Information Network for International
Relations and Area Studies) y Responsable de
Gestión de la Información (Information Life
Cycle Division), en el Consejo de Europa, en
Estrasburgo
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Entrevista realizada por:
ANNA BORRULL
Subdirectora de la Fundació CIDOB (Barcelona)
Traducción del inglés de:
PAZ FERNÁNDEZ
Directora del Servicio de Bibliotecas. Fundación Juan March
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1.
¿Podría describir en unas
líneas la misión y las principales
áreas de trabajo del Consejo de Europa?
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EL
Consejo de Europa, fundado el 5 de mayo
de 1949, vela por garantizar la protección
de los derechos civiles y de las libertades
de los 800 millones de personas que viven
en los 47 países miembros que representa.
Nuestra misión es la creación de un área
democrática y legislativamente común a través
de la totalidad del continente, que asegure
el respeto a sus valores fundamentales:
derechos humanos, democracia y estado de
derecho. El mandato político actual del
Consejo de Europa fue definido en la tercera
Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno,
celebrada en Varsovia en mayo de 2005.
España presidió el Comité de Ministros del Consejo de Europa desde noviembre de
2008 hasta mayo de 2009. La presidencia
española se centró en una serie de prioridades
agrupadas en seis dimensiones: el Tribunal
Europeo de Derechos Humanos, los Valores
Fundamentales, Hacia una Europa integrada
y cohesionada, Relaciones Exteriores (Unión
Europea, Organización para la Cooperación
en Europa, OSCE; Naciones
Unidas, Alianza de Civilizaciones), la dimensiñon
Parlamentaria (el valor de la diplomacia
parlamentaria, la importancia de la Asamblea
del Consejo de Europa como vehículo para
las relaciones con otras regiones no europeas),
y el Congreso de Autoridades Locales y Regionales
como instrumento para la comprensión de
las opiniones de los ciudadanos europeos.
Sobre el Consejo de Europa se puede encontrar más información elaborada con motivo
del 60º Aniversario de su creación en http://www.coe.int/60years/default.asp?l=en
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2.
¿Cómo se organiza la labor
documental en una organización internacional
de tal envergadura?
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La información y el conocimiento son los más preciosos logros del Consejo de Europa. Su organización ha cambiado a lo largo de los años. Las respuestas a los problemas europeos comunes se materializan en la preparación de Convenciones Europeas y Tratado. Ello significa mucha comunicación con los países, reuniones en la sede del Consejo en Estrasburgo, colaboración en comisiones y grupos de trabajo, así como gran cantidad de información preparada por expertos de los países o por el staff del Consejo de Europa. Es una gran fábrica de reuniones nutridas con información y que producen documentos. Es extremadamente importante que la gente recupere la información que necesita para el cumplimiento de sus obligaciones en el momento en que la necesita. Los documentalistas la han facilitado desde hace 60 años.
En el pasado este servicio se obtenía de una manera bastante directa, todos los órganos operativos de su servicio de documentación particular organizado por el personal técnico y utilizaban la biblioteca central y el archivo para conseguir información externa o antigua. El trabajo se realizaba por documentalistas especializados dedicados a actividades particulares.
La introducción de los ordenadores a mediados de los 80 supuso un cambio. El trabajo documental se convirtió poco a poco en parte de la vida de cada individuo. Hoy el soporte "en línea" ha reemplazado a un montón de recursos tradicionales. Este también significa que la información puede distribuirse en diferentes entornos y que alrededor de un 80% de la información que se produce anualmente está en lugares cuyo acceso y búsqueda no son fáciles.
Los servicios tradicionales están cambiando. Las nuevas generaciones son cada vez más electrónicamente autónomas (e-autonomous) y reclaman diferentes tipos de servicios. En los últimos dos años se ha constatado la necesidad de establecer sinergias y de mayor transparencia. En 2006 tanto la información como los servicios de tecnología de la información juntos empiezan a buscar respuestas que den nuevas soluciones a fin de facilitar una organización del trabajo eficiente y una protección de su memoria. La alfabetización informacional de todo el personal técnico es prioritaria. El acceso y la colaboración se deben dirigir transversalmente teniendo en cuenta la diversidad cultural de una organización internacional.
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3.
¿Qué proyectos en Información
y Documentación del Consejo de Europa
pueden ser relevantes e interesantes para
la comunidad española?
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Algunos estamos aún dedicados a las tareas profesionales tradicionales, mientras que las actividades actuales se centran en la detección de problemas importantes relacionados con la captura y la transformación del conocimiento corporativo y en el logro de unas respuestas que propicien una organización basada en el aprendizaje y en la innovación participando en el contexto económico del mundo real. La tecnología de la información se usa para conseguir un progreso más rápido. La convergencia de las IT y las profesiones de información y documentación no ha sido fácil pero ya se deja entrever sus primeros impactos positivos.
El programa en información y documentación más importante del Consejo de Europa
es el "Enterprise content management"
que se centra en la organización de información
no estructurada [1]. Intentamos conseguir
un entorno en donde la información sea accesible
y esté disponible a todos los interesados
sin que las tareas que conlleva de control,
seguridad, mantenimiento y archivado resulten
molestas.
En este marco estamos actualmente desarrollando un nuevo sistema de Gestión del
Documento y de los Registros (Document
and Records Management system) para
compartir y archivar información (tanto
digital como física). El principal reto
no es el uso de la tecnología sino lograr
el cambio de cultura organizacional.
Además de esto el Consejo de Europa produce muchas bases de datos especializadas
en línea, cuya lista la pueden consultar
en http://www.coe.int/t/dgal/dit/ilcd/Doc/Online_en.asp
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4. ¿Qué tipo de relaciones
tiene el Consejo de Europa con otras instituciones
europeas y especialmente con la Unión
Europea?
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Desde 1993, el Consejo de Europa y la Comisión Europea han llevado a cabo programas conjuntos. En principio se consideró que a través de estos programas el Consejo podia ser una herramienta que facilitara la cooperación con aquellos países que se iban incorporando al Consejo desde 1989. Después se involucró en programas temáticos multilaterales y regionales y esta colaboración se reafirmó en 2001 con la firma de la Declaración Conjunta de Cooperación y Asociación. Algunos temas abarcan nuevos aspectos tales como cibercrimen, medios de comunicación, libertad de acceso a la información, etc.
Los documentalistas colaboran también con
la red de bibliotecas de la UE,
la EUROLIB. En un
nivel más amplio el Consejo trabaja estrechamente
con la red EINIRAS.
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5. ¿Podría hablarnos de la
red de centros European Information Network
for International Relations and Areas Studies
(EINIRAS)?
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EINIRAS
es una red informal que agrupa instituciones
de investigaciones dedicadas a la información
y la documentación sobre las relaciones
internacionales, tanto en la investigación
como en la práctica política. El grupo aspira
a generar herramientas y sistemas que permitan
a las instituciones la mejora de sus servicios
de documentación e información en estos
campos, tanto para sus investigadores como
para sus actores políticos. La reunión fundacional
tuvo lugar en Bratislava (Eslovaquia) en
1992. El objetivo original trataba de encontrar
nuevas formas de colaboración debido a los
cambios políticos acaedidos en Europa Central
y oriental. El panorama se ha ampliado y
la conferencia de este año, organizada por
el Ministerio español de Defensa y el Real
Instituto Elcano en Madrid, ha discutido
sobre "Cómo la tecnología y los usuarios
influyen en la cultura de información sobre
las Relaciones Internacionales". La conferencia
se celebra cada año en una región europea,
lo que ayuda a analizar el estado de los
centros de documentación y bibliotecas en
el país organizador.
Hoy en día los miembros proceden de 24 países y de varios organismos internacionales.
La membresía está abierta a think-tanks,
instituciones de investigación y organismos
públicos interesados en las relaciones internacionales
y otras áreas afines.
EINIRAS sirve de foro para la comunidad académica y para
los profesionales de la información. Recientemente
hemos intentado centrarnos en asuntos que
puedan ayudar a superar la dificil situación
económica que atraviesan muchas instituciones
a través de un despliegue más amplio de
los recursos de acceso abierto.
Algunos de las principales ventajas de EINIRAS en las que
coinciden nuestros miembros son: el trabajo
en red con profesionales en un entorno internacional;
el intercambio de información; el mantenimiento
actualizado de las teconologías de la información
y de los desarrollos relevantes que se van
produciendo para nuestra profesión; el acceso
a la información de varios países superando
las barreras lingüísticas; la oportunidad
de influir en la generación de información
recuperable en nuestro sector con fórmulas
que favorecen sinergias; el establecimiento
de contactos informales que ayudan en el
trabajo cotidiano; el compartir conocimiento
y experiencias de éxito en la ciencia de
la información, etc.
EINIRAS tiene planteados unos objetivos a largo plazo que
se vienen desarrollando desde el inicio
de la red. Son el tesauro EINIRAS
y la base de datos
EDN, añadidas recientemente a la
website de EINIRAS
(http://www.einiras.net
mantenida por el ETH Zurich, en Suiza) y
la colaboración en web.
El "European Thesaurus on International Relations and Area Studies" es
una herramienta multilingua que contiene
cerca de 8.000 términos organizados jerárquicamente.
En la actualidad está disponible en inglés,
francés, alemán, español, italiano, polaco,
checo, croata y ruso. El Tesauro ha sido
posible gracias a la participación de muchos
institutos europeos de investigación y ha
sido coordinado por el Stiftung Wissenschaft
und Politik (SWP),
en Berlin (http://www.ireon-portal.eu).
EDN EINIRAS Database
Network es un sistema pan-europeo de bases
de datos en relaciones internacionales y
áras afines. Ofrece información bibliográfica
de articulos bajo una estructura y presentación
común. Contiene más de 300.000 registros
que suministran ocho instituciones. (Centre
d'Informacio i Documentacio Internacionals
a Barcelona (CIDOB),
Council of Europe (COE),
Finnish Institute of International Affairs
(FIIA/UPI), Institute
of International Relations (IIR),
The Royal Institute of International Affairs
(RIIA), Stockholm
International Peace Research Institute (SIPRI)
y la mayor World Affairs Online (WAO)
(German Fachinformationsverbund).
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6. Por último ¿qué
perspectivas de futuro tiene planteadas
la red de centros EINIRAS?
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Me gusta leer el blog Stephen's Lighthouse
(http://stephenslighthouse.sirsi.com)
porque suscita reflexiones algo provocadoras
entre los profesionales de la gestión de
la información desde la perspectiva más
comercial de un proveedor de gestión documental.
Uno de los últimos números hablaba de la
"muerte" de los periódicos. Por las reacciones
uno puede deducir que la prensa en papel
en un futuro será sustituida por la televisión
y los medios de comunicación en línea. Quizás
sea verdad o quizás no. Averiguarlo es también
uno de los cometidos de EINIRAS.
En una de las colaboraciones de la conferencia de EINIRAS
de este año, en la de Chris Pallaris, se
dijo: "En una época de información abundante,
la biblioteconomía constituye una de las
profesiones más importantes del siglo XXI,
y una de las más tremendamente ignoradas.
¿Por qué?"
"Irónicamente, el papel del bibliotecario se ha devaluado en un momento en el que la alfabetización informacional de la media de los trabajadores está en declive. ¿Por qué?"
Nuestra red debe intentar dar respuestas a estas preguntas y también ofrecer a los participantes la oportunidad de alcanzar juntos nuevas formas de hacer en la gestión, en el uso compartido del conocimiento, y en la investigación. Existe una necesidad de buscar otros modelos de negocio y de trabajo en los servicios de información y de investigación en el nuevo entorno económico. No ambicionamos resolver problemas individuales o locales sino favorecer la inspiración entre los miembros de la red para llevar a cabo su propia labor en sus organizaciones.
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REFERENCIAS
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[1] Definido en Wikipedia (versión inglesa) como "datos desestructurados (o información desestructurada) se refiere (normalmente) a información automatizada que no mantiene un modelo o que tiene un modelo que no es fácilmente utilizable por un programa informático. El término distingue tal información de datos almacenados en campos en bases de datos o en documentos etiquetados".
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