Curso impartido por Rosario Lópaz Pérez, especialista en gestión de Archivos de empresa | Próxima convocatoria: de 13 de abril a 1 de mayo de 2020 |

Presentación

Los archivos de empresa son necesarios y tienen su razón de ser dentro de la estructura de cada organización. Dado el impacto de las actividades de las empresas en el terreno económico, social y técnico, para el cumplimiento de sus fines y el control de su actividad, es necesario documentar los procesos de toma de decisiones que se llevan a cabo.

Actualmente, un mayor número de entidades son conscientes de la importancia de tener organizado su archivo para cumplir con los requisitos administrativos y legales y para la creación de una imagen corporativa eficiente, tanto de cara a la propia organización como ante la sociedad en su conjunto.

El curso se enfoca considerando la información que proporcionan los documentos de archivo de indudable valor estratégico asegurando la ventaja competitiva de cada empresa. Es un requisito indispensable disponer de un sistema de archivo corporativo por los beneficios potenciales que dicho sistema aporta: mejor control de las operaciones que se realizan que, a su vez, determina una mejora de la productividad en general.

El concepto de gestión estratégica nos va a permitir planificar y controlar el sistema de archivo, estableciendo las líneas de actuación oportunas mediante procesos participativos y abiertos de gestión. Bajo este concepto, el archivero como actor fundamental lidera el proyecto controlando las acciones y objetivos estratégicos a llevar a cabo desde el inicio y hasta el final del ciclo documental. De esta forma, se implica a los miembros de la organización responsables de los archivos, al objeto de fomentar su participación y lograr la creación de un sistema de archivos corporativo con una visión de éxito para la organización.

Objetivos

  • Ofrecer unos conocimientos teóricos sobre archivos de empresa y su tratamiento documental.
  • Introducir a los alumnos en el concepto de gestión estratégica de la información en los archivos de empresa
  • Establecer una planificación estratégica del Archivo, liderada por el responsable del mismo definiendo estrategias anticipativas y adaptativas que prevean el éxito del proyecto.

Destinatarios

  • El curso va dirigido fundamentalmente a responsables de archivos y personal encargado de gestionar la documentación del archivo de empresa. También, está indicado para todos aquellos profesionales de las Ciencias de la Documentación y estudiantes que deseen obtener conocimientos sobre la planificación estratégica de este tipo de archivos.

Horas lectivas: 45 h.
Nº de plazas: 30

  • El curso tiene una duración de tres semanas. Las semanas del curso se entienden como semanas lectivas (de lunes a viernes).

  • Si deseas consultar el gráfico en el que se detalla el programa, puede hacerlo pulsando en el panel superior.

  • El horario para seguir el curso será flexible y adaptado a las características individuales de cada alumno.Será necesario que todos los alumnos se conecten a diario (entren en la plataforma virtual), consultando las actividades planteadas por el profesor y trabajen de acuerdo al calendario incluido en el programa. Cada usuario se podrá conectar a cualquier hora del día.

  • En el caso de baja por enfermedad durante el curso que impida su realización, se comunicará al coordinador pedagógico en el momento de obtención de la baja y se remitirá el parte de baja.

Metodología

  • Deberán responder los cuestionarios de cada módulo, al objeto de comprobar la asimilación de contenidos.
  • Los planteamientos teóricos del curso se complementan con el ejercicio de actividades prácticas sobre la planificación estratégica del archivo. Los alumnos tendrán que realizar al finalizar cada módulo los ejercicios propuestos teniendo en cuenta los niveles de organización del archivo de su empresa.
  • Además, al finalizar el tercer módulo los alumnos deberán desarrollar una parte práctica que consiste en:
  • Pasos para la elaboración de un plan estratégico de Archivo de empresa: Análisis DAFO.
    • Misión del Archivo.
    • Marco jurídico: Reglamento del Archivo, normas de conservación y expurgo. Calendario de transferencias.
    • Marco normativo: normas de descripción de archivos.
    • Marco organizativo: el archivo en el organigrama de la organización.
    • Marco tecnológico: Automatización. Análisis de las TIC (aplicaciones informáticas).
    • Visión estratégica. Líneas y análisis DAFO: amenazas y oportunidades, debilidades, fortalezas y objetivos estratégicos.
  • El acceso a los contenidos del curso a través de la plataforma de e-learning, permite al alumno flexibilidad de aprendizaje. No obstante, se marcarán los ítems fundamentales de consulta, entrega y participación en las distintas actividades que forman parte del curso.
  • El curso se compone de 4 Módulos de contenidos, a los cuales se irá dando acceso escalonado, siendo obligatorio completar las actividades de cada uno antes de pasar al siguiente.
  • Se pretende una interacción tutores-alumnos máxima, por lo que los foros y otros medios serán básicos en la realización de este curso.
  • Las sesiones están diseñadas para que el tiempo de dedicación diario estimado sea de 2 horas a 2 horas 30 minutos, contando con todas las actividades posibles a realizar: estudio, ejercicios, correo, etc.

Evaluación

Se evaluará el grado de seguimiento y participación de los alumnos durante el desarrollo del curso on-line, según los criterios establecidos a tal efecto.

Titulación

  • Certificado de Gran Aprovechamiento del Curso on-line
    ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL
  • Certificado de Aprovechamiento del Curso on-line
    ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL
  • Certificado de Seguimiento del Curso on-line
    ARCHIVOS DE EMPRESA: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL

Para obtener uno de estos tres certificados será indispensable que el alumno cumplimente las actividades obligatorias que se irán indicando.

El equipo pedagógico lo forman una profesora (directora del curso), un coordinador y un supervisor.

Analizamos a continuación las funciones de cada una de estas personas en el curso.

DIRECTORA DEL CURSO:

  • ROSARIO LÓPAZ PÉREZ
    Licenciada en Ciencias Políticas y Sociología por la UNED y en Geografía e Historia por la Universidad de Salamanca. Magíster Artis en Administración Pública por el Instituto Universitario Ortega y Gasset. Documentalista Especializada por la Universidad Complutense de Madrid.

Especialidad:

  • Gestión de archivos de empresa
  • Gestión estratégica de información en entidades públicas empresariales
  • Gestión documental corporativa
  • Diseño de sistemas de gestión de documentos de archivo
  • Creación de productos de información jurídica para los órganos de decisión de sociedades industriales

Historial Profesional:

  • Técnico Documentalista en el Banco de España.
  • Documentalista-Politóloga en el Colegio Nacional de Doctores y Licenciados en Ciencias Políticas y Sociología de Madrid. (2006-2008)
  • Archivera en la Secretaría del Consejo de la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI), 1988-2002. Documentalista, 1986-1988

Las funciones del director-profesor son:

  • Crear los contenidos y actividades del curso
  • Coordinar la elaboración de los materiales necesarios
  • Impartir y tutorizar el curso
  • Atender a las consultas de los alumnos
  • Evaluar la calidad del aprendizaje de los alumnos

El coordinador es la persona de referencia para los participantes a lo largo de todo el curso para todas las cuestiones no académicas. Los participantes podrán dirigirse a él en cualquier momento que lo precisen, bien por e-mail, bien por teléfono. En caso de que éste no esté activo, podrán dejar sus mensajes en el buzón de voz.

Las funciones del Coordinador directamente relacionadas con los participantes son:

  • Asegurarse que todos los participantes han recibido toda la documentación del curso
  • Hacer un seguimiento diario de la participación de los alumnos, comprobando si se conectan y si envían mensajes con regularidad
  • Entrar en contacto con los participantes que no sigan regularmente el curso para averiguar a qué es debido e intentar solucionarlo

Las funciones del Supervisor son:

  • Asegurarse que el curso reúne los requisitos de calidad establecidos por SEDIC, realizando un seguimiento de:
    – Materiales docentes.
    – Virtualización de los materiales docentes y las actividades del curso.
    – Seguimiento de la marcha del curso.
  • Realizar el análisis final del desarrollo del curso.

(1ª Semana)

Módulo 1: Introducción al archivo de empresa

  • Definición y tipología
  • Características y funciones
  • Valor estratégico de la información en las organizaciones
  • Ejercicios de asimilación de contenidos

Módulo 2: Gestión estratégica: mejora y racionalización de procesos

  • Ejercicios de asimilación
  • El documento de archivo
  • Ciclo de vida documental: edades y fases del archivo
  • Sistema de información global corporativo.
  • Archiveros: actores estratégicos del proyecto.

(2ª Semana)

Módulo 3: Tratamiento documental corporativo: Líneas de actuación estratégica (I)

  • Parte práctica: Elaboración de un plan estratégico y análisis DAFO de las líneas de actuación
  • Análisis de la organización en su contexto de actuación: marco legal y normativo interno y externo (organigrama funcional)
  • Análisis de las funciones y actividades: elaboración del cuadro de clasificación corporativo
  • Identificación de las series documentales del archivo
  • Normalización de criterios: instrumentos de descripción.

(3ª Semana)

Módulo 4: Tratamiento documental corporativo: Líneas de actuación estratégica (II)

  • Parte práctica: Continuación de la elaboración del plan de actuación y análisis DAFO. Diseño de otras líneas dependiendo de las características del archivo elegido por cada alumno
  • Valoración documental, selección y eliminación: diseño calendario de conservación
  • Herramientas normativas: reglamento y manuales de procedimiento
  • Herramientas operativas: formación de usuarios del archivo
  • Otras líneas destacadas.

Convocatoria abierta: de 13 de abril a 1 de mayo de 2020

Para el presente curso es necesario de un mínimo equipamiento tecnológico :

  • Equipo informático con acceso a Internet, con un navegador actualizado, con acceso a programas de ofimática (tipo Microsoft Office) y con un lector de PDF (por ejemplo, Adobe Acrobat Reader 5.0 o superior. Para descargar este software, de carácter gratuito, haz click aquí)

Para solucionar cualquier problema técnico que pueda surgir, el alumno se deberá poner en contacto con el Coordinador del curso por el medio que le resulte más conveniente (ver apartado «Equipo pedagógico»).

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Socilitud de presupuesto para curso a medida

Además de la convocatoria abierta a profesionales, en SEDIC ofrecemos a instituciones o empresas la posibilidad de realizar una edición exclusiva para ellos.

En las ediciones a medida, al período lectivo del curso se le añaden 2 días previos de familiarización con la plataforma.

Si está interesado, puede solicitar información a través del siguiente formulario:

Formato

Identidad: SEDIC - CIF: G-28706067 - Dir. postal: C/RODRIGUEZ SAN PEDRO, 2 PLANTA 6, P.606 - C.P. 28015 - Teléfono: 915 93 40 59 - Correo electrónico: gerencia@sedic.es Desde SEDIC le informamos que tratamos la información que nos facilitan con el fin de prestar el servicio de gestión de los datos de los usuarios que comunican con la empresa a través del sitio web. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales. El interesado ha sido informado para ser incluido en el mencionado tratamiento, haciéndose responsables de la veracidad de los mismos y las modificaciones que sufran en el futuro. En cuanto a la legitimación del tratamiento estará regulada por el consentimiento del interesado. Si lo desea, puede dirigirse a la empresa con el fin de ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de sus datos y la limitación u oposición a su tratamiento. Por otro lado tendrá derecho a retirar el consentimiento prestado y derecho a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos. Las categorías de datos que se tratan son datos de identificación, direcciones postales o electrónicas, y no se tratan datos especialmente protegidos y el origen de los datos es por el propio interesado o su representante legal, y los usuarios serán los colectivos interesados a tal fin. En caso de no introducir los datos de carácter personal que aparecen en el formulario como obligatorios no se podrá atender su consulta. Podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión de los datos escribiendo a gerencia@sedic.es así como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra política de privacidad.

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