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sección 1
  Circulación: servicios a distancia
 
 
 

1.  Registro / Carné de usuario. Datos personales.

 
  2. Información sobre el préstamo. Sistemas de aviso y reclamación  
  3.Gestión de reservas y renovaciones. Tránsito entre puntos de servicio  
  4. Préstamo interbibliotecario, fotodocumentación, reproducción  
  5. Bibliografía  

Aunque la función fundamental de los OPACs es informar sobre el estado de los ejemplares que forman la colección, los OPACs de nueva generación ya integran la posibilidad de ofrecer una serie de servicios en torno a la circulación de los documentos.

Los servicios que se ofrecen al usuario pueden provenir de diversos orígenes. Unas veces los desencadena el propio sistema cuando se dan determinados requisitos (avisos de reservas disponibles, reclamaciones), otras es el personal quien los ejecuta (avisos extraordinarios) y en determinados casos es el usuario quien puede directamente ponerlos en marcha, generalmente de dos formas distintas:

  • gestión directa: el usuario está autorizado a poner en marcha determinados procedimientos relacionados con los servicios (reservas, renovaciones, etc.)
  • gestión indirecta: el usuario sólo puede solicitar las gestiones, generalmente a través de formulario o buzón (desideratas, cambio de datos personales, etc.)
  - Servicios de circulación a través del catálogo de la Biblioteca de la Univ. Carlos III. http://www.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/indice.php (hay que pinchar en "catálogo" y "servicios al usuario")
Servicios integrados y no integrados en el OPAC, indiferentemente la plataforma sirve para su acceso, unificándolos en una sola oferta de cara al usuarios.
 
  - Servicios de circulación a través del perfil del docente de la Biblioteca de la Univ. Carlos III
http://www.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/perfil-profesores.html
Los servicios son accesibles desde la página Web, entremezclados con otros servicios e informaciones, y dirigen directamente a las funciones del OPAC
 

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1. Registro / Carné de usuario. Datos personales

Una de las grandes novedades que Internet ha traído a las bibliotecas es la posibilidad de que el usuario pueda, a distancia, tanto solicitar su alta en la Biblioteca como consultar sus datos personales -y solicitar su modificación- o consultar el estado de sus préstamos y solicitudes. Determinadas acciones que antes suponían para el usuario un desplazamiento a la Biblioteca y para la Biblioteca un gran número de trabajos rutinarios pueden hoy día ser asumidas directamente por el usuario o por el sistema.

Un nuevo problema se plantea a la Biblioteca: seguridad en la identificación del usuario.

Para la solicitud del carné, generalmente lo que se automatiza es la tramitación. en la recogida es cuando se realiza la comprobación de la identidad a través de cualquier DOI del solicitante.

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Solicitudes de carné en línea (Red de Bibliotecas de la Diputación de Barcelona). Instrucciones sobre el procedimiento de solicitud, previo acceso al catálogo.
http://www.diba.es/biblioteques/gestionslinia/solicitarcarnet.asp

 
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Servicios de circulación / carné de usuario (Biblioteca Pública de Seatle). Instrucciones sobre la solicitud de carnet. Posibilidad de solicitarlo on-line, de forma externa al catálogo.
http://www.spl.org/default.asp?pageID=info_card

 
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Pasaporte Madroño / Consorcio Madroño. Información de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid sobre el carné intercentros para docentes de las Bibliotecas del Consorcio. http://www.ucm.es/BUCM/Pasaporte-Madrono.htm

 

2. Información sobre el préstamo. Sistemas de aviso y reclamación

Un primer paso en la prestación de servicios de circulación por Internet es la presencia de la normativa en la propia Web, incluso de su enlace desde el catálogo, de forma que el usuario sea siempre consciente de que estos servicios están regulados y si quiere hacer uso de ellos debe conocer y respetar las normas.

Una vez establecido este requisito, la información básica para el usuario será la posibilidad de conocer los fondos que la biblioteca posee y, sobre todo, su disponibilidad. Para ello, los sistemas actuales integran la información del catálogo con el módulo de circulación, de manera que ofrecen una información constantemente actualizada sobre la situación de los ejemplares.

Aunque el usuario será siempre consciente de la fecha de devolución, los incumplimientos son frecuentes, intencionados o por despiste. El sistema debe prever un bloqueo preventivo de la ficha del usuario y una serie de avisos para cuando se haya sobrepasado el límite de tiempo establecido. Hay bibliotecas que también establecen pre-avisos antes de que se cumpla el plazo, recordando al usuario, además, de la posibilidad de renovar (si este servicio existe).

Los avisos de reclamación suelen concretarse en mensajes que se envían por e-mail a la vez que la generación de dichos avisos supone el bloqueo automático del usuario. Deben además tener una graduación en su intensidad y periodicidad, estando el primero muy cerca de la fecha de caducidad del préstamo y utilizando un tono de recordatorio. Los siguientes avisos deben ser reiterativos y tratar de explicar al usuario la situación que genera para el resto de la comunidad y de la institución retrasando la devolución. Los últimos avisos deben informar al usuario sobre la obligación de la Biblioteca de tomar medidas reglamentarias.

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Préstamo (Biblioteca de Cultura Artesana, Baleares). Reglamentación y procedimientos muy detallados. Impreso de solicitud de carnet para imprimir.
http://www.conselldemallorca.net/biblioteques/bcart4.htm

 

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3. Gestión de reservas y renovaciones. Tránsito entre puntos de servicio

Todas las operaciones relacionadas con la petición de una obra, reserva de la misma, renovaciones, etc. pueden realizarse a través de Internet. De igual forma, la biblioteca puede utilizar Internet para comunicar a sus usuarios que una obra solicitada está ya disponible o que el período de préstamo ha finalizado.

Habitualmente esta situación se refleja en el carné del usuario y además se avisa por email o SMS, según la urgencia.

La reserva y la renovación son dos servicios que los sistemas de automatización contemplan hoy día de forma que las dificultades y rutinas que puedan suponer quedan bastante controlados y simplificados, aunque son frecuentes e inevitables los errores e incidencias.

La reserva suele exigir como requisito previo la búsqueda del ejemplar o título a reservar. El sistema sólo debería permitirla si ninguno de los ejemplares de un título está. Hay sistemas que además permiten hacer reservas a varios niveles: un ejemplar concreto, todos los ejemplares de una misma ubicación o tipo de préstamo, ejemplares de una sucursal, todos los ejemplares de una edición o todos los ejemplares de un título (sobre distintas ediciones). Lo mas ventajoso es siempre lo más amplio, ya que en así tendrá disponible el primero que sea devuelto, pero también habrá ocasiones en las que le usuario prefiera elegir un tipo concreto (por tener una política de préstamo más amplia o estar más cerca de su domicilio, por ejemplo). Una información esencial que debe dar el sistema es -en el caso de que exista- la posición que ocuparía en la fila si hace la reserva y la que ocupa finalmente tras hacerla. El sistema debe también contemplar la posibilidad de anular una reserva si el usuario ya no está interesado en ella y avisar a la biblioteca si la anulación se hace sobre un ejemplar ya disponible para que pase al siguiente o a su lugar en estanterías.

La buena gestión del servicio de reserva es una de las mejores políticas de marketing que la biblioteca puede desarrollar: los usuarios valoran altamente el servicio cuando funciona adecuadamente.

La renovación se hace siempre partiendo de la identificación del usuario: listando los ejemplares prestados y permitiendo a este elegir entre ellos o solicitar la renovación de todos. La renovación generalmente sólo es posible si el documento no tiene reserva y si el usuario no ha incurrido ya en un retraso o sanción de algún tipo. También pueden existir limitaciones a la renovación en función de la naturaleza de los fondos (por ejemplo: fondos muy demandados)

La interactividad con el usuario es esencial: el sistema siempre debe confirmar si el servicio se ha realizado satisfactoriamente y en caso contrario la razón, así como información (generalmente teléfono o email) para poder dirigirse a los responsables en caso de alguna incidencia.

Además, dentro de sistemas bibliotecarios, redes y bibliotecas con sucursales, Internet puede ser un instrumento ideal para solicitar el traslado y recogida de los documento en puntos de servicio diferentes a los de su ubicación habitual. lo que se denomina " tránsito" o "préstamo intercentros"

Este servicio, además de ser muy útil al usuario, ayuda a dar una imagen unificada de servicio en estos sistemas, poniendo a disposición del usuario la totalidad de la colección.

Precisa, sin embargo, de un complejo sistema de gestión:

  • petición del usuario: puede hacerse por formulario dirigido a una lista de la biblioteca poseedora del libro (es lo más rápido) o de la biblioteca a la que está adscrita el usuario (permite un mayor control)
  • revisión de la situación de ejemplares para comprobar la pertinencia de la petición (que no existan ejemplares libres en la sucursal de destino)
  • rápido control físico del ejemplar para evitar que lo coja otro usuario
  • realización de reserva ficticia al usuario demandante con indicación de la sucursal a la que se debe enviar
  • gestión automatizada del envío: al introducir el código de barras en el sistema, este debe identificar que el ejemplar es requerido en otra sucursal y ponerlo en la situación de "tránsito" que se reflejará de inmediato en el OPAC, pudiendo ya ser reservado por otro usuario
  • envío físico del ejemplar: preferiblemente por sistemas de correo interno de la institución
  • recepción del ejemplar: al leer el código de barras el sistema debe hacer saltar de forma automática la reserva, ponerlo a disposición del usuario y enviarle aviso.

En todo este proceso es necesario establecer un principio de calidad: tiempo máximo en el que la biblioteca se compromete a tener disponible el ejemplar y una seguridad en el envío, estableciendo una prioridad en el control físico del ejemplar cuando se hace la petición. El usuario debe estar informado constantemente de cualquier incidencia.

Supone un mayor esfuerzo por parte de la biblioteca pero los usuarios suelen apreciar mucho este servicio.

Combinados estos servicios con el de envío postal o electrónico de los documentos, se puede llegar a prestar un auténtico servicio de circulación a distancia para el que no existen en la actualidad barreras técnicas, sino pequeñas dificultades relativas a la seguridad de los envíos y la identificación de los usuarios.

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Préstamo domiciliario | Reservas | Renovaciones / Biblioteca Universidad de Alcalá de Henares. (en Servicios) Información sobre reservas y préstamo. servicio directo de renovación.
http://www.uah.es/servi/biblioteca/#

 
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How you do reserve a book. Instrucciones sobre procedimiento. http://www.nypl.org/books/reserve.html

 
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Renewing books (NY Public Library). Instrucciones sobre los servicios de reserva y renovación. Una de las opciones es la renovación por teléfono con el sistema LEOline, "sistema telefónico automatizado que permite a los usuarios revisar su información del patrocinador, renovar artículos solicitados en préstamo, revisar los materiales prestados, cancelar reservaciones y revisar las multas que se deben por teléfono"
http://www.nypl.org/books/renew.html

 
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Préstamo Intercentros / Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. Instrucciones y formulario de solicitud. http://www.ucm.es/BUCM/202002.htm

 

4. Préstamo interbibliotecario / Fotodocumentación / Reproducción

El servicio de préstamo entre bibliotecas es uno de los más valorados siempre por la comunidad de usuarios, ya que permite a estos llegar a los fondos ubicados en cualquier parte del mundo con unos condicionantes aceptables.

Pero exige una gestión muy minuciosa y un control extremo de los plazos y las respuestas, aunque estas sean negativas. A veces una respuesta negativa justificada es mejor que un desconocimiento por parte del usuario de lo que está ocurriendo.

Cuando no es así, incurrimos en uno de los mayores peligros de una biblioteca. Información bibliográfica y Préstamo Interbibliotecario son las dos caras de una misma moneda. La primera informa de lo que existe, la otra hace realidad el acceso del usuario a lo que ha encontrado. La primera puede elevar las expectativas del usuario al infinito, pero si no está bien coordinada con los servicios de préstamo interbibliotecarios o estos están mal gestionados, llega a frustrar gravemente los anhelos del usuario, de forma que la decepción de este es mayor que si no le hubiéramos ofrecido ningún servicio.

El préstamo de obras entre bibliotecas también se ha simplificado y desarrollado gracias a Internet. Sus necesidades de celeridad y efectividad se han mejorado notablemente incidiendo en el éxito del sistema en la mayoría de las bibliotecas.

Las redes cooperativas han articulado procedimientos de conexión y funcionamiento del servicio para agilizar todas las gestiones, pedidos y recepción. Permite un mejor conocimiento y coordinación de los procedimientos de solicitud, renovación o devolución, así como las personas/puntos de contacto.

Partiendo de los catálogos colectivos o en-línea, los centros participantes en la red pueden conocer qué obras tienen las restantes bibliotecas. Los sistemas de multibúsqueda (basados en z39.50) han cubierto aquellas áreas donde no existían catálogos colectivos agilizando la búsqueda de ejemplares.

Asimismo, las bibliotecas disponen de formularios electrónicos para que sus usuarios les hagan llegar peticiones de las obras que necesitan y que no están en su centro. Esto permite al usuario llegar al servicio con mayor celeridad y desde cualquier ubicación física.

En cuanto al suministro de documentos, los servicios de acceso al documento, fotodocumentación o suministro de documentos trabajaban con técnicas reprográficas que no utilizaban las telecomunicaciones, sino que se basaban en el correo postal para el envío de las peticiones y del documento final. Con Internet surge una nueva posibilidad: la digitalización y envío de documentos a través de la red, como son Ariel, Próspero o Adonis. Una variante es la de aquellos sistemas de reproducen el documento y lo cuelgan de un servidor para que sea el propio usuario quien se lo descargue en la forma y momento que considere mejor.

Internet, junto con la automatización de ciertos procesos, ha cambiado por lo tanto las formas de gestionar el servicio de acceso al documento externo:

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Procedimiento:

  • La petición es realizada por el usuario de la Biblioteca mediante un formulario. Esta petición queda registrada en una base de datos.
  • La verificación de esta petición es realizada por parte del personal de la Biblioteca a la que pertenece dicho usuario. La petición una vez verificada, se envía a la Biblioteca que posee el documento solicitado
  • La Biblioteca poseedora del documento lo escanea y lo carga en un servidor. Avisa al usuario mediante un email con una dirección URL que le permite descargárselo.

En la actualidad se está trabajando con la norma z39.83 para automatizar aún más la solicitud y las gestiones, directamente por la biblioteca peticionaria sobre el catálogo de la biblioteca de origen.

Respecto a la simple reproducción de documentos, no se aprecian efectos del uso de la red en la Biblioteca, más que como medio de difusión de las normas de reproducción y en ocasiones formularios para realizar solicitudes por anticipado, aunque en algunos servicios se utilizan sistemas de digitalización y envío al usuario al igual que se realiza en el préstamo interbibliotecario.

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Servicio de Préstamo Interbibliotecario / Biblioteca Nacional de España http://www.bne.es/esp/interbibliotecarios.htm

 
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Préstamo Interbibliotecario / Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. http://www.ucm.es/BUCM/202004.htm

 
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Pedido de una reproducción de documentos / Biblioteca Nacional de Francia. http://www.bnf.fr/pages/version_espagnole/accedocu/repro_pres_es.htm

 
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Catálogo de revistas / Biblioteca Fac. de Derecho, Universidad de Valladolid. Curioso sistema basado en un boletín de sumarios y dirigido fundamentalmente a la solicitud de reproducción de artículos de revistas.. http://bibdere.der.uva.es/cata_revi.htm

 

5. Bibliografía

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ALONSO, Javier. Norma Z39.83 para circulación de fondos. El Profesional de la Información. V.14, nº1 (feb 2005) p.57-66. http://elprofesionaldelainformacion.metapress.com/app/home

 
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ALVAREZ ALVAREZ, A. ; SUAREZ SAMAMNIEGO, M. Recursos en Internet y acceso al documento. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios 1999 (56)

 
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RAMOS SIMÓN, L. El préstamo bibliotecario como servicio a los usuarios y como derecho de los autores. ¿Tiene futuro en un mundo digital?. El Profesional de la Información, v. 13, n6 (nov. 2004). P. 421-430. http://elprofesionaldelainformacion.metapress.com/app/home

 
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RAMOS, I. ; MONTES, A. Suministro electrónico de documentos vía Internet. El profesional de la información 1998 7 (10)28-31    

 
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SORLI ROJO, A. Suministro de documentos en Internet. Revista española de documentación científica 1998 21 (3)319-328

 

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Autorizada la reproducción citando la fuente: Julio Macías González. Unidad de Autoformación. SEDIC 2005