Administración electrónica y Transformación digital
GRUPO DE INTERÉS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Y TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Introducción
Los servicios de la Administración públicas y privadas asisten actualmente a un proceso de digitalización de los procedimientos administrativos que relacionan a todas las administraciones, empresas y cambia la manera de relacionarse con los ciudadanos y los usuarios o clientes.
La Administración Electrónica se compone por una serie de servicios tecnológicos, aspectos funcionales y legales desarrollados a través de leyes, disposiciones normativas y normas técnicas de interoperabilidad que buscan mejorar la calidad de los servicios públicos y privados teniendo como punto central el uso de las tecnologías.
Entre las normas marco están la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas, y el Real Decreto 203/2021, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
En estas normas se señala la necesidad de crear archivos digitales únicos y, por tanto, expedientes y documentos electrónicos únicos, sujetos a un ciclo vital basado en fases documentales, en la simplificación de procedimientos y su automatización, aspectos funcionales que suponen un conocimiento de la diplomática digital.
En el seno de las administraciones públicas se están implementando políticas de gestión documental, herramientas tecnológicas participativas y actualizando las normas de archivos de las Comunidades Autónomas y las órdenes, instrucciones y recomendaciones de los organismos. Estos cambios exigen una formación archivística específica en este nuevo ámbito tecnológico que permita generar un conocimiento para poder afrontar estos cambios tecnológicos y funcionales por los profesionales de la información y de la documentación. La digitalización no sólo abarca las administraciones públicas, en el ámbito de la empresa privada se están poniendo sobre la mesa subvenciones del plan de resiliencia y transformación digital de la sociedad, lo que implica que para realizar una adecuada digitalización también se requieren profesionales de la información y la documentación con una formación específica.
Objetivos
SER:
Crear y consolidar un grupo de trabajo diverso, dinámico, permanente y referente sobre transformación digital y administración electrónica en SEDIC.
IDEAR:
Definir el marco de competencias complementarias para los profesionales de la información, necesarias para el desempeño en procesos de transformación digital y administración electrónica.
PENSAR:
Reflexionar sobre el papel actual del profesional de la información y la documentación.
CREAR:
Diseñar un itinerario formativo específico, concreto y detallado.
DIFUNDIR:
Elaborar informes, realizar actividades y generar espacio de debate y participación.
Líneas de acción
- Reflexión conjunta sobre la transformación digital y la administración electrónica.
- Análisis de las necesidades de formación del profesional de la información y la documentación.
- Análisis de las necesidades de los usuarios a fin de poder proporcionar desde la profesión la mejor experiencia de uso posible.
- Definición de un programa formativo.
- Sensibilización del sector.
- Desarrollo de una prueba del concepto: testeo del modelo.
- Impulso de la profesión en el sector, mediante la definición de competencias y perfiles profesionales.
- Apoyo a los nuevos profesionales de la información y la documentación.
- Elaboración de elementos de difusión, comunicación y sensibilización.
Actividades concretas
1º Elaborar una propuesta de un itinerario formativo
El grupo ha elaborado una primera encuesta interna y ha llegado a la conclusión de que la primera necesidad del grupo de trabajo es crear un itinerario formativo que tenga en cuenta: los conocimientos tecnológicos (la administración electrónica se realiza con herramientas tecnológicas avanzadas por lo que es esencial aumentar el conocimiento de los profesionales en estas herramientas desde el punto de vista, sobre todo, funcional), la capacidad de adaptación a los cambios tecnológicos (los cambios tecnológicos son constantes, cada día salen nuevas herramientas por lo que hay que crear un itinerario que tenga en cuenta el cambio constante de las herramientas, los cambios de versión, las nuevas plataformas, por lo que el profesorado debe de estar al día de estos cambios y plasmarlo en sus formaciones), la capacidad de trabajo en equipo (la transformación digital es un trabajo en equipo, la coordinación y liderazgo de los trabajos en equipo es necesaria para encauzar los proyectos de transformación digital y administración electrónica), habilidades de comunicación (la administración electrónica tiene que llegar a todos los actores, es necesaria formación sobre cómo llevar la información y llegar al usuario y al gestor en los cambios tecnológicos, los cambios de herramientas, la adaptación a dichas herramientas, la formación sobre dichas herramientas, en resumen, sobre la alfabetización digital y electrónica) y la capacidad de gestión y organización de flujos de trabajo (está relacionada con los puntos anteriores, sin capacidad para la gestión y la organización de los flujos de trabajo no hay transformación digital).
2º Definición de un marco competencial
Como profesión en auge, es necesario definir un marco competencial para los profesionales de la información y la documentación, es la segunda prioridad del grupo de trabajo. Los perfiles profesionales más destacados en el sector son: especialista en gestión de datos, especialista en gestión de la información y la documentación digital, especialista en automatización de procesos administrativos. Otros especialistas del área son especialistas en preservación digital y en seguridad de los datos y de la documentación digital, así como especialistas en normativa relacionada con la gestión de la información y la documentación. El grupo de trabajo definirá no solo perfiles sino también un marco de capacidades, habilidades y conocimientos de cada perfil profesional, comparándolo con la realidad actual y futura de la profesión.
3º Identificación, colaboración y sinergias con entidades para el posicionamiento de la profesión
El grupo de trabajo identificará vías de colaboración y posibles sinergias con entidades públicas y privadas, por ejemplo, administraciones, empresas y asociaciones nacionales e internacionales, así como expertos en la materia, estableciendo vías de colaboración para realizar diferentes acciones que favorezcan los objetivos definidos.
Componentes:
María del Rosario Lopaz Pérez
Consultora en archivos, gestión documental y transparencia. Especialista en estudios de valoración y clasificación. Licenciada en Geografía e Historia por la Universidad de Salamanca y en Ciencias Políticas y Sociología por la UNED. Máster en Documentación y en Administraciones Públicas. Ha trabajado durante quince años como Técnico Archivera en la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI) y dos años como Técnico Documentalista en la Biblioteca del Banco de España. Ha realizado diversos trabajos de descripción, valoración y clasificación archivística en organismos dependientes de la AGE, así como trabajos de consultoría de archivos para Universidades y otras entidades. En la actualidad, ejerce como consultora en archivos, gestión documental y transparencia e imparte cursos de formación en SEDIC sobre normas de descripción archivística, gestión estratégica y tratamiento documental en archivos de empresa.
Ana Álvarez Lacambra
Licenciada en Historia y Especialista en contenido digital relacionado con museos. Es consultora de Softtek para Sector Público y actualmente trabaja para ISDEFE en un proyecto con el Museo Nacional del Prado. A pesar de no ser especialista en el ámbito de la Administración Electrónica, como responsable web anteriormente del Museo Thyssen-Bornemisza ha participado en la actualización de información en el Portal de Transparencia y cree interesante entender todo el proceso de la gestión de la información, incluída la última “milla”, es decir, la usabilidad cara al ciudadano.
José Luis Fernández Jerez
Doctor en Investigaciones Humanísticas (Historia) por la Universidad de Oviedo. Archivero y documentalista, ha trabajado en varios proyectos de empresas públicas para la Administración del Principado de Asturias, entre otros para la Consejería de Derechos Sociales y Bienestar en el Programa Conect-As, cuyo objetivo ha sido reducir las brechas digitales sufridas por las personas perceptoras de rentas mínimas, junto con otros proyectos de digitalización documental y administración electrónica.
María Felisa Gallo Ruiz
Es la persona responsable del Servicio de Biblioteca, Documentación y Archivo del Parlamento de Cantabria desde 1990. En dicha institución es la encargada de la dirección y mantenimiento de las tareas del proceso técnico y de la gestión documental. Elabora los documentos de difusión de la información que aparecen publicados en la web institucional, encargándose de su actualización permanente.
Marta Jiménez Martín
Experta en Gestión Documental. Banco de España. Diplomada en Biblioteconomía y Documentación y Licenciada en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid. Cuenta con más de veinte años de experiencia tanto en el sector público y privado. Es la responsable funcional del gestor documental y de las aplicaciones tecnológicas desarrolladas en el marco de la administración electrónica en el Banco de España, destacando el registro general y electrónico, el sistema de notificaciones y comunicaciones electrónicas, entre otras.
Carmen Morales
Licenciada en Periodismo y Facultativo de Bibliotecas de la Comunidad de Madrid, en la actualidad es técnico de apoyo en la Dirección General de Comercio, Consumo y Servicios, donde se encarga del mantenimiento del portal comunidad.madrid , el apoyo a actos institucionales, la redacción de resúmenes de prensa, notas y noticias, la elaboración de estadísticas y el mantenimiento bases de datos. Asimismo, coordina las redes sociales de la revista Archivoz, publicación de ámbito internacional sobre archivística y gestión documental , y es vocal en la Junta Directiva de SEDIC. Con anterioridad, ha estado a cargo del Área de Información y Participación Juvenil de la Dirección General de Juventud, ha ocupado la jefatura de la sección de Difusión y Publicaciones de la Dirección General de Patrimonio Histórico y ha trabajado en la Unidad de Difusión y Publicaciones de la Subdirección General de Bibliotecas y en el Centro de Documentación Europea. En el sector privado, ha sido redactora-jefe, coordinadora de publicaciones y colaboradora de prensa general y especializada, así como documentalista en RTVE y responsable de comunicación de diferentes empresas.
María de la Riva Iglesias
Especialista en archivos, bibliotecas y documentación, dedicada durante más de 20 años a la gestión de la información y del conocimiento, así como al desarrollo y mantenimiento de bases de datos, intranets y portales web. Durante siete años he trabajado como archivera en la Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA) para el tratamiento de su documentación electrónica, en concreto, en la puesta en marcha de su Sede Electrónica y en la gestión integral de los documentos electrónicos, incluyendo la formalización de su política de gestión documental.
Ana Ramiro Nieto
Doctora en Derecho. Experiencia laboral en diversos puestos como personal interino y funcionaria de carrera en la Universidad de Alcalá (UAH) realizando la implantación de certificado electrónico de la FNMT; la administración electrónica de los procesos de gestión de recursos humanos, de los documentos electrónicos del Registro Central de Personal, la coordinación informática de recursos humanos realizando los análisis funcionales de la gestión., realizando el apoyo en la implementación funcional de herramientas de la Administración Electrónica, tales como escritorio de tramitación, sede electrónica, portafirmas electrónico, certificados propios de la plataforma corporativa. Atención y orientación a las unidades tramitadoras y a los usuarios en las herramientas de la Administración Electrónica, el estudio y análisis de procedimientos administrativos de distintos servicios, tales como Investigación y Académico para su transformación electrónica, así como el estudio y análisis de normativa para desarrollar procedimientos en el ámbito electrónico que cumplan las necesarias garantías de seguridad jurídica, y el sistema nacional de interoperabilidad y participando en la elaboración de informes, instrucciones y protocolos en el ámbito de Administración Electrónica.
Nuria San Servando Hernández
DEA en Metodologías de Investigación en Biblioteconomía y Documentación. Especialidad en Archivos. Miembro del Consejo Asesor de Ciencia, Tecnología e Innovación del Ministerio de Ciencia e Innovación. Socia fundadora de la Asociación Margarita Bly. He sido miembro de los 100 de Cotec. Con más de 15 años de experiencia en el ámbito de la I+D+I, fundamentalmente en el desarrollo y puesta en marcha de proyectos de innovación híbridos, disruptivos, en la frontera o sociales.
Ana Naseiro Ramudo
Licenciada en Historia y Especialista en Documentación. Es Facultativa de Archivos del Estado. Trabajó en diversos puestos y proyectos de Archivos como funcionaria de carrera, entre ellos, como Jefa de Descripción, Valoración y Acceso, en el Archivo General de la Administración, como archivera de la Oficina Española de Patentes y Marcas y actualmente como Jefa de Nuevos Procesos Administrativos y Administración Electrónica de la Universidad de Alcalá, en este último puesto, ejerce tareas de coordinación y ejecución de plataformas y normativa de transformación digital y administración electrónica, así como en tareas de coordinación de proyectos transformación electrónica del archivo y digitalización de la Universidad.
SEDIC
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